OL SECURITY GROUP LTDA, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
Toda área o trabajador de la compañía que por sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en el presente documento.
OL SECURITY GROUP LTDA, implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, para evitar su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento. Así mismo, OL SECURITY GROUP LTDA debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento, según aplique, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 090 de 2018, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 o la norma que las modifique o derogue.
OL SECURITY GROUP LTDA , con sede principal en la ciudad de Barranquilla, correo electrónico gerencia@olsecurity.com.co, ubicada en la dirección Calle 84 # 42ª2-21, teléfono: 3052596752; como responsable del tratamiento de los datos personales de sus grupos de interés, proporciona los recursos necesarios para garantizar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se ha recogido en bases de datos o archivos de la compañía, asegurando que la información personal que administra con ocasión del ejercicio de la actividad para la cual ha sido legalmente constituida, sea suministrada únicamente a los titulares, a las personas debidamente autorizadas por éstos, a sus causa habientes o sus representantes legales, a entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el titular o por la ley, para garantizar el adecuado cumplimiento legal de protección de datos personales.
OL SECURITY GROUP LTDA, actuando como responsable del tratamiento de datos personales, para la prestación de sus servicios, y el fortalecimiento de las relaciones con sus partes interesadas, recolecta, almacena, usa y circula datos personales correspondientes a personas naturales y jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como Clientes, Visitantes en las instalaciones propias o cuando aplique de los clientes por la naturaleza de los servicios prestados, Proveedores, Contratistas, Trabajadores y familiares de éstos, socios y accionistas.
Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 2 de 11 representantes legales deberán otorgar su autorización.
El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
Para el tratamiento de datos personales de los grupos de Interés, las áreas que tienen relación directa con estos deberán procurar que el registro de Autorización Protección de Datos Personal, código FA-TYS-01, así como el registro Autorización Protección de Datos Asociados de Negocios, código FA-TYS-03 sean debidamente diligenciados por los representantes de éstos, al momento de legalizar la relación comercial y/o de servicio, ya sea mediante un contrato u otro tipo de documento que sea de carácter contractual.
PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, OL SECURITY GROUP LTDA aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento de los datos personales:
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice OL SECURITY GROUP LTDA o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia y los fines específicos establecidos en el presente documento.
Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 3 de 11 comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, OL SECURITY GROUP LTDA garantizará al titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de OL SECURITY GROUP LTDA será de medio.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por OL SECURITY GROUP LTDA se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas en OL SECURITY GROUP LTDA que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en bases de datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS
Las áreas y cargos designados como encargados del tratamiento de los datos tendrán los siguientes deberes contenidos en el Decreto 1074 de 2015, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 4 de 11 impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del Decreto 1074 de 2015.
Actualizar la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El Tratamiento de datos personales sensibles se realizará con sujeción a los parámetros legales, solo se podrá efectuar el tratamiento de la información personal de carácter sensible cuando el responsable de la Información cuente con autorización expresa y explicita del Titular o bien cuando ocurra alguna de los siguientes puntos:
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos se deberá requerir autorización del Representante legal o quien haga sus veces.
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Si el tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
Si el tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. Cuando esto ocurra, se tomarán las medidas necesarias para lograr la supresión de identidad del titular.
En ningún momento el Titular estará obligado a autorizar el tratamiento de sus Datos Sensibles; en todo caso siempre mediará autorización previa y consciente en donde se le informará la finalidad del tratamiento de la información.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
El tratamiento que realizará OL SECURITY GROUP LTDA, de los datos personales y datos sensibles proporcionados por los titulares de la información, tendrá como finalidad utilizar, transferir a terceros, recolectar, almacenar, procesar, usar su información personal con el objeto de entregar, ofrecer servicios, soluciones y cualquier otro requerido para la prestación del servicio contratado, dentro de las cuales se encuentran:
Acceder y consultar sus datos personales (privados, semiprivados, sensibles o reservados) que reposen o estén contenidos en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Pública o Privada ya sea nacional, internacional o extranjera.
Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales necesarios para efectos de la prevención y control de fraudes, selección de riesgos, realización de estudios y en general la administración de sistemas de información.
Ejecutar la relación laboral existente con su empleador, prestadores y usuarios de servicios, personas naturales y jurídicas.
Afiliación, traslado e identificación.
Actualización de datos entregados por los trabajadores, proveedores, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.
Autorización para el acceso a los servicios que ofrecen las diferentes Entidades.
Dar respuesta a los requerimientos de entes de control.
Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
Evaluación de la calidad de los trámites y servicios ofrecidos por OL SECURITY GROUP LTDA, la cual podrá efectuarse por cualquiera de los medios de contacto informados por el Titular de la información en su proceso de contratación o afiliación.
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Para el envío de información, a través de Email, Mensajes de texto (SMS y/o MMS) o de cualquier otro medio de comunicación sobre información, deberes y derechos de los trabajadores, proveedores, contratistas, prestadores de servicios, personas naturales y jurídicas.
Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser requerida.
Para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de OL SECURITY GROUP LTDA.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
Soportar procesos de auditoría interna o externa.
Registrar la información de empleados y retirados en las bases de datos de OL SECURITY GROUP LTDA.
Suministrar, compartir, enviar entregar los datos personales del Titular a clientes, o empresas vinculadas a OL SECURITY GROUP LTDA ubicadas en Colombia, en el evento que dichas empresas requieran la información para los fines aquí indicados.
Respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de OL SECURITY GROUP LTDA , éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la compañía y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
El que sea permitido por la Ley.
Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y, por tanto, OL SECURITY GROUP LTDA no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: exista autorización expresa para hacerlo; sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; o sea requerido o permitido por la ley.
Para el manejo interno, la información podrá ser conocida por el personal autorizado, lo cual incluye la Junta de Socios, la Revisoría Fiscal, la Gerencia y las Direcciones de Procesos.
OL SECURITY GROUP LTDA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra dichos terceros estarán obligados a proteger los Datos Personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de Encargados del manejo de las Bases de Datos.
GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 7 de 11 DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con lo contemplado por el Decreto 1074 de 2015, los derechos para los titulares de datos personales son:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OL SECURITY GROUP LTDA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a OL SECURITY GROUP LTDA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el Decreto 1074 de 2015.
Ser informado por LA COMPAÑÍA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante OL SECURITY GROUP LTDA .
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión se procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1074 de 2015 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos fundamentales de los menores. Solo se podrán tratar los datos personales de menores que cumplan con los siguientes parámetros:
Responder y respetar el interés superior de los menores.
Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Queda excluido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. OL SECURITY GROUP LTDA es conocedora sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 8 de 11 niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, por lo cual proporciona conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes, aprendices e hijos de los empleados, de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
Las áreas encargadas del tratamiento de los datos deben solicitar autorización previa y por escrito a todo proveedor, contratista, cliente, trabajador o personal natural de la cual realice el tratamiento de datos personales, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso, informándole adicionalmente de:
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos y la finalidad del mismo (Cómo y para qué se va a realizar la recolección, el uso y circulación de los datos personales).
Los derechos que le asisten como titular de acuerdo con el Decreto 1074 de 2015 y de la presente política.
La identificación, dirección física y electrónica y el teléfono de OL SECURITY GROUP LTDA como responsable del tratamiento.
El carácter facultativo de que no está obligado a autorizar el tratamiento cuando se trate de datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.
Para la autorización de datos personales de niñas, niños o adolescentes, los encargados del tratamiento de los datos a nombre de OL SECURITY GROUP LTDA deberán obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
De conformidad con lo anterior, el tratamiento de los datos de los hijos menores de edad de los colaboradores podrá hacerse para brindar beneficios, así como la afiliación a Seguridad Social, Caja de Compensación Familiar y demás obligaciones legales. La recolección de estos datos se hará informando el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas al tratarse de datos de las niñas, niños y adolescentes, debiendo existir la autorización previa y expresa de quien tenga la patria potestad.
Es pertinente señalar que la autorización para zonas de videovigilancia se realizará a través de señales o avisos distintivos principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos, las cuales cumplirán las siguientes condiciones:
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Incluir información sobre quién es el responsable del Tratamiento y sus datos de contacto.
Indicar el Tratamiento que se dará a los datos y la finalidad del mismo.
Incluir los derechos de los titulares.
Indicar dónde está publicada la Política de Protección de Datos.
Si Se recopilan datos sensibles.
Ser visible y legible.
Según el caso, la autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo: un contrato, otrosí, formulario, etc. Los encargados del tratamiento de datos deben almacenar la autorización en un repositorio que permita su adecuada conservación y posterior consulta.
AVISO DE PRIVACIDAD
En el evento en que OL SECURITY GROUP LTDA A no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará un aviso de privacidad mediante el cual comunicará la existencia de tales políticas y la forma de acceder a ellas, para ello se definió el Aviso de Privacidad, código FA-TYS-04 disponible en la página web www.olsecuritygroup.com.co
INFORMACIÓN OBTENIDA DE FORMA PASIVA
Cuando se ingresa o se utilizan los servicios contenidos dentro del sitio web de OL SECURITY GROUP LTDA , se podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el análisis de información de navegación tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. No obstante, el usuario tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES
Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. La Superintendencia de GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 10 de 11 Industria y Comercio fija los estándares para determinar los niveles adecuados de protección de datos personales de un país. Esta prohibición no rige cuando se trata de:
Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Protección de Datos Personales de OL SECURITY GROUP LTDA Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y OL SECURITY GROUP LTDA , y que OL SECURITY GROUP LTDA ha solicitado de manera explícita las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015, Capítulo 25, Sección 2, OL SECURITY GROUP LTDA continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el titular no contacte a OL SECURITY GROUP LTDA para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
VIGENCIA
Esta política entra vigencia a partir de la fecha indicada en “Fecha” en el encabezado del documento y hasta la expedición de otras o cambio de versión de la misma.
LA COMPAÑÍA, podrá modificar los términos establecidos en esta política, notificándolo GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS CÓDIGO: FA-TYS-05 FECHA: 31/10/2018 Página 11 de 11 a través de los medios de comunicación que se consideren más adecuados para tal efecto (pudiendo ser, por ejemplo, correo electrónico, avisos en medios de comunicación, comunicación directa, etc.) y un anuncio en nuestra página web.
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Los titulares tendrán el derecho a cancelar y/o rectificar sus datos personales, así como a limitar su uso y divulgación en caso de cambios en los términos y condiciones de esta Política, sin perjuicio de lo estipulado.
Esta Política, en cuanto al tratamiento de sus datos personales y documentos relacionados se rigen por las leyes aplicables en Colombia. La aceptación de esta política o la simple continuación en la solicitud de servicios una vez puesto a disposición de la Política, implica una aceptación expresa y por escrito de los términos del mismo y su sometimiento expreso a las instancias judiciales colombianas, para cualquier controversia o reclamación derivada de esta Política.
OL SECURITY GROUP LTDA podrá actualizar esta Política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente antes de implementar las nuevas políticas mediante documento escrito, publicación en los sitios web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología.
Por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.
